Ich begleite Unternehmen bereits seit 2011 durch INQA-CoachingEin staatlich gefördertes Coaching-Programm, mit dem kleine und mittlere Unternehmen ihre Arbeitsorganisation gemeinsam mit den Beschäftigten weiterentwickeln. und das Vorläuferprogramm unternehmensWert:Mensch. Anonymisiert erzähle ich hier von einem Reisebüro mit 7 Mitarbeitenden in der Region – was wir gemeinsam verändert haben, inklusive der Punkte, die anfangs nicht funktioniert haben.
Die Ausgangslage
Das Team bestand aus sieben Personen, aber es gab keine echten Personalgespräche – alles lief zwischen Tür und Angel. Es war immer zu viel zu tun, zu wenig Zeit, um Kundenangebote in Ruhe auszuarbeiten, und entsprechend viele Überstunden. Bei einigen im Team war die Motivation im Keller. Kompetenzgrenzen verschwammen, und Aufgaben, bei denen jemand nicht genau wusste, wie er vorgehen sollte, wurden häufig einfach weitergeschoben statt gelöst.
Das Vorgehen
Insgesamt 12 Coaching-Tage, verteilt als halbe Tage direkt im Unternehmen – teils mit dem gesamten Team, teils in kleineren Gruppen, je nachdem, welches Thema gerade dran war. Für jeden Schritt wurden vorab Verantwortliche benannt.
Am Anfang stand eine Runde Einzelinterviews mit allen Beteiligten, um herauszufinden, was jeden Einzelnen wirklich beschäftigt. Daraus entstand ein konkreter Handlungsplan, den wir Schritt für Schritt gemeinsam mit dem Team durchgegangen sind.
Als Erstes ging es darum, wo und wie Informationen, die alle betreffen, gesammelt und gebündelt werden können. Daraus entstand ein komplett neu aufgebautes Unternehmens-Wiki – der Aufbau hat einige Zeit gedauert, weil eine völlig neue Struktur geschaffen werden musste, aber am Ende stand ein Werkzeug, das im Alltag tatsächlich genutzt wird.
Der Wendepunkt
Bei der Arbeit zeigte sich: Durch das hohe Aufkommen kamen die Mitarbeitenden kaum zu einer richtigen Mittagspause. Das machte alle zusätzlich gestresst – und der Stress führte wiederum zu noch mehr Überstunden.
Mein Vorschlag: das Ladenlokal mittags komplett zu schließen und auch im Homeoffice bewusst eine Pause einzulegen, samt Anrufbeantworter. Die erste Reaktion im Team war Widerstand – niemand wollte riskieren, dass Kund:innen verärgert reagieren. Wir haben eine Testphase vereinbart. Schon nach kurzer Zeit wollte niemand mehr zurück zur alten Regelung: Die Kund:innen nahmen die Schließzeit überraschend gut an, es kehrte spürbar Ruhe ein, Anfragen ließen sich in der Schließzeit sogar in Ruhe weiterbearbeiten – und weil abends nicht mehr nachgearbeitet werden musste, verschwand der Großteil der Überstunden von selbst.
Was sich noch verändert hat
Eine Mitarbeiterin, deren Aufgaben regelmäßig liegen blieben, wurde durch die neue, transparentere Arbeitsweise sichtbar entlastet – und gleichzeitig sichtbar, wo es nicht funktionierte. Es gab klare Vereinbarungen und Unterstützung, wie sie weiterarbeiten sollte. Trotzdem hat sie das Unternehmen noch während der Beratungsphase verlassen. Die Sorge im Team war zunächst groß, die zusätzlichen Aufgaben nicht bewältigen zu können – diese Sorge erwies sich als unbegründet. Das verbliebene sechsköpfige Team hat sich stattdessen noch besser eingespielt.
Aus diesem konkreten Fall heraus haben wir außerdem regelmäßige Mitarbeitergespräche eingeführt, die es vorher gar nicht gab. Herausforderungen werden dadurch heute deutlich früher sichtbar, Ziele und Vereinbarungen werden passend zur jeweiligen Position besprochen – inklusive konkreter Zielvereinbarungen und, wo angemessen, Gehaltsanpassungen. Das hat dem ganzen Team spürbar zusätzliche Motivation gegeben.
Prioritäten setzen Welcher Engpass braucht in Deinem Unternehmen zuerst Aufmerksamkeit? 1 Dauerhafte Überstunden 2 Unklare Zuständigkeiten 3 Fehlende Personalgespräche 4 Stockender Wissenstransfer
Fazit
Am Ende steht ein Team, das ohne Überstunden auskommt, sich gegenseitig besser einspielt und in dem Herausforderungen heute angesprochen werden, statt weitergeschoben zu werden. Nicht jede Lösung – wie die Mittagsschließzeit – war von Anfang an akzeptiert. Aber genau der Mut, das trotz Widerstand auszuprobieren, hat den Unterschied gemacht. Wenn auch Dein Unternehmen an ähnlichen Punkten steckt: Im INQA-Coaching lässt sich genau diese Art von Veränderung gefördert angehen.