„Förderung heißt Papierkram ohne Ende.“ Mit dieser Erwartung verzichten viele Unternehmen auf Unterstützung, die ihnen eigentlich zusteht. Beim INQA-CoachingEin staatlich gefördertes Coaching-Programm, mit dem kleine und mittlere Unternehmen ihre Arbeitsorganisation gemeinsam mit den Beschäftigten weiterentwickeln. sieht der Weg anders aus: Am Anfang stehen ein kostenloses Gespräch, ein Coaching-Scheck und klare Ansprechpersonen. Ich arbeite seit 2011 mit INQA-Coaching bzw. dem Vorläuferprogramm unternehmensWert:Mensch und kenne den Ablauf aus der Praxis.
In diesem Beitrag zeige ich Dir Schritt für Schritt, wer was macht, welche Unterlagen Du tatsächlich brauchst und was das Coaching am Ende kostet.
Drei Beteiligte, klare Rollen
- Du als Unternehmen: Du bringst Dein Anliegen und Dein Team mit und entscheidest, woran gearbeitet wird.
- Die regionale INQA-Beratungsstelle: Sie führt die kostenlose Erstberatung durch, prüft die Voraussetzungen, klärt mit Dir das Ziel und stellt den Coaching-Scheck aus.
- Ich als autorisierte Fachberaterin: Ich löse den Scheck ein, begleite Dich und Dein Team durch das Coaching und unterstütze Dich bei den Unterlagen zum Abschluss.
Du musst also nicht allein durch ein Verfahren finden. Für jeden Schritt gibt es jemanden, der sich auskennt.
Passt Dein Unternehmen? Die Voraussetzungen
In der Erstberatung wird unter anderem geprüft, ob Dein Unternehmen
- mindestens eine sozialversicherungspflichtige Vollzeitstelle hat,
- weniger als 250 Mitarbeitende beschäftigt,
- Sitz und Arbeitsstätte in Deutschland hat,
- höchstens 50 Millionen Euro Jahresumsatz oder 43 Millionen Euro Bilanzsumme ausweist und
- seit mindestens zwei Jahren am Markt ist.
Eine schnelle Selbsteinschätzung bietet Dir die Checkliste auf der Seite INQA-Coaching für KMU.
Schritt 1: Die kostenlose Erstberatung
Die Erstberatung findet bei der regionalen INQA-Beratungsstelle statt und kostet Dich nichts. Dort wird geprüft, ob die Voraussetzungen erfüllt sind, und gemeinsam geklärt, woran Dein Unternehmen arbeiten möchte. Einen ausformulierten Antrag oder ein eigenes Konzept musst Du nicht schreiben.
Hilfreich ist, wenn Du zur Erstberatung mitbringst:
- eine kurze Beschreibung, wo es im Unternehmen gerade hakt,
- die Zahl Deiner Beschäftigten und Deine groben Unternehmenskennzahlen,
- eine erste Vorstellung, wer aus dem Team beim Coaching mitwirken soll.
Am Ende der Erstberatung steht der Coaching-Scheck. Erst danach darf das Coaching beginnen. Ein unverbindliches Vorgespräch mit mir ist vorher sinnvoll, damit Du mit einem klaren Anliegen in die Erstberatung gehst. Die zuständige Stelle findest Du über die Übersicht der INQA-Beratungsstellen.
Schritt 2: Das Coaching im Betrieb
Gefördert werden bis zu zwölf Coaching-Tage in bis zu sieben Monaten. Das Besondere am INQA-Coaching: Es wird nicht über die Köpfe der Beschäftigten hinweg beraten, sondern gemeinsam mit ihnen. Wir arbeiten agil und beteiligungsorientiert an Themen wie digitale Prozesse, Fachkräftesicherung, Zusammenarbeit, Führung und Zukunftsstrategie.
Für Dich heißt das: Die Lösungen entstehen dort, wo die Arbeit passiert, und werden vom Team mitgetragen. Das macht sie im Alltag deutlich stabiler als Vorgaben von außen. Wie das konkret aussehen kann, zeigt die Case Study eines Reisebüros, das mit INQA-Coaching aus dem Dauerstress gefunden hat.
Schritt 3: Abschluss und Erstattung
Dein Unternehmen bezahlt die Rechnung zunächst vollständig. Anschließend werden 80 Prozent der förderfähigen Kosten erstattet. Bei den Unterlagen dafür unterstütze ich Dich.
Ein Rechenbeispiel bei einem Tagessatz von 1.200 Euro netto:
- 12 Coaching-Tage × 1.200 Euro = 14.400 Euro netto
- davon 80 Prozent Förderung = 11.520 Euro
- Dein Eigenanteil = 2.880 Euro netto
Alle Beträge verstehen sich netto, zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Weil Dein Unternehmen zunächst in Vorleistung geht, lohnt es sich, den Betrag in der Liquiditätsplanung zu berücksichtigen. Wie das gelingt, zeige ich in Teil 6 dieser Reihe.
Was Du an Papier tatsächlich brauchst
- Vor dem Coaching: die Angaben zu Deinem Unternehmen für die Erstberatung. Am Ende hältst Du den Coaching-Scheck in der Hand.
- Während des Coachings: keine zusätzlichen Formulare, sondern Zeit für die gemeinsamen Termine.
- Nach dem Coaching: die Rechnung, den Zahlungsnachweis und die Unterlagen für die Erstattung, die wir gemeinsam vorbereiten.
Von einem Papierberg kann also keine Rede sein.
Wie schnell es losgehen kann
Vor dem Coaching steht die Erstberatung. Wie schnell Du den Scheck erhältst, hängt vom Termin bei der Beratungsstelle ab. Plane deshalb etwas Vorlauf ein. Das INQA-Coaching ist für den Zeitraum 2023 bis 2028 angelegt. Auch die BAFADas Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle, das unter anderem geförderte Unternehmensberatungen verwaltet.-Förderrichtlinie wurde verlängert: Sie gilt für Verwendungsnachweise, die bis zum 31. Dezember 2028 eingereicht werden. Für BAFA-Anträge bis zum 31. Dezember 2026 gelten die bisherigen Regeln, für Anträge ab dem 1. Januar 2027 die Verfahrensänderungen.
(Aktualisiert am 29. Oktober 2026: Die Förderrichtlinie wurde bis Ende 2028 verlängert.)
INQA-Coaching oder BAFA-Beratung?
Beide Programme fördern externe Unterstützung, setzen aber unterschiedliche Schwerpunkte. Beim INQA-Coaching steht die Arbeit mit dem Team im Mittelpunkt, bei der BAFA-Beratung eine unternehmerische Fragestellung mit klaren Empfehlungen. Welcher Weg zu Deinem Vorhaben passt, erfährst Du im Vergleich von BAFA und INQA-Coaching.
Häufige Fragen
Muss ich für das INQA-Coaching einen Antrag schreiben?
Nein. Die Voraussetzungen werden in der kostenlosen Erstberatung bei der INQA-Beratungsstelle geprüft. Ein ausformuliertes Konzept ist nicht nötig.
Wann darf das Coaching starten?
Erst nachdem die Beratungsstelle den Coaching-Scheck ausgestellt hat.
Wie viele Tage werden gefördert?
Bis zu zwölf Coaching-Tage in einem Zeitraum von bis zu sieben Monaten.
Muss mein ganzes Team mitmachen?
Nicht jede Person muss an jedem Termin teilnehmen. Wichtig ist, dass die Beschäftigten, die vom Thema betroffen sind, aktiv einbezogen werden.
Wie viel bekomme ich zurück?
80 Prozent der förderfähigen Kosten. Dein Unternehmen zahlt die Rechnung zunächst vollständig und erhält die Förderung anschließend erstattet.
Fazit
INQA-Coaching heißt: kostenloses Gespräch, Scheck, dann geht es los. Die Formalitäten sind überschaubar, und für jeden Schritt gibt es eine Ansprechperson. So fließt Deine Energie dorthin, wo sie hingehört: in bessere Zusammenarbeit, klarere Abläufe und ein Team, das bleibt. Mehr zum INQA-Coaching für KMU und zu typischen Irrtümern.
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